Gemeinde Katwijk
Wer an Katwijk denkt, stellt sich sofort Sonne, Meer und Strände vor. Die Gemeinde ist weithin bekannt für ihre hervorragenden Freizeiteinrichtungen und die Katwijker sind darüber sehr stolz. In 2006 wurden die Gemeinden Katwijk, Rijnsburg und Valkenburg miteinander verschmolzen. Es wird erwartet, dass die Gemeinde in den kommenden Jahren beträchtlich wachsen wird; von 60.000 Einwohnern bis auf 80.000. Mitten im Chaos unter der Zusammenlegung und deren begleitenden Veränderungen, entschied sich die Organisation dafür, zu beginnen, TimEnterprise zu benutzen. Max Plug ist der Anwendungs-Verwalter für TimEnterprise und erzählt, wie die Software erfolgreich implementiert wurde: “Wir lassen es ruhig angehen und nehmen einen Schritt nach dem anderen”.
Prioritäten
Ein wenig ungewöhnlich ist, dass Max, ein Finanzberater, auch der Anwendungs-Verwalter für TimEnterprise ist. Besonders, da er überhaupt keine Erfahrung hat, ein solches System einzurichten. Max: “Es war etwas total neues für mich, aber es gefiel mir wirklich. Die drei Gemeinden, Katwijk, Rijnsburg und Valkenburg, benutzten jede eine andere Methode zur Registrierung von Stunden. Ein Resultat der Zusammenlegung war nicht nur, dass Arbeitsplatzbeschreibungen und Verfahrensweisen geändert wurden, sonder auch das System, das man benutzte. Die Organisation musste ihre Prioritäten festlegen. Als erstes sollte die Finanz-Anwendung planmäßig funktionieren. Dieses brachte eine Menge Arbeit für den Anwendungs-Verwalter der Abteilung mit sich. Er hatte einfach keine Zeit, sich mit TimEnterprise zu befassen und so endete die Aufgabe auf meinem Schreibtisch.”
Gemeinde Katwijk Max Plug
Fünf tausend Produkte
Max: “Wir fingen klein an, als wir das System einrichteten und entschieden uns dafür, es an zwei Abteilungen auszuprobieren. Erst mussten wir die Personal-Angaben in TimEnterprise eingeben. Diese Einzelheiten waren auf mehrere verschiedene Dateien verteilt und ich musste herausfinden, wie man diese Daten in TimEnterprise importiert. Der Support-Dienst (Helpdesk) von Aenova war bei diesem Vorgang behilflich. Dann mussten wir die Produkt-Struktur in dem System schaffen, z. B. die Aufgaben der Abteilung und der Angestellten. Das war ziemlich viel Arbeit; Unser "Produkt-Baum" enthält nicht weniger als fünf tausend Produkte. Jede/r Angestellte hat ihre/seine persönliche Produkt-Liste, die nur ihre oder seine eigenen Aufgaben anzeigt. Als das System für beide Versuchs-Abteilungen reibungslos lief, implementierten wir es in der gesamten Organisation.”
Disziplin
Ein Zeit-Erfassungs-System auf dem Laufenden zu halten, erfordert einiges an Disziplin, gemäß Max: “Aufgrund der Zusammenlegung hatten sich die Arbeitsplatzbeschreibungen der Angestellten geändert. Sie wurden überflutet mit neuen Systemen. Sie waren nicht froh über die Einführung eines weiteren Systems. Aber es ist ebenso wichtig, dass Angestellte regelmäßig ihre Daten in TimEnterprise eingeben, wie es wichtig ist, dass ihre Vorgesetzten sicherstellen, dass sie es tatsächlich tun. Das ist so, weil wir die letzten Daten für unsere Zwischen-Berichte benötigen, um die Ausgaben rechtzeitig neu zu berechnen. Innerhalb der Gemeinde Katwijk benutzen wir die Anwendung für drei Haupt-Aufgaben. Erstens bietet sie uns die Möglichkeiten, Kosten an die Projekt-Entwickler, mit denen die Gemeinde zusammenarbeitet, zurückzubelasten. Wir führen Arbeiten für mehrere Projekte in unserer Gemeinde aus und dank TimEnterprise, können wir ganz klar die Ausgaben vertreten. TimEnterprise liefert uns auch Einblick in unser Budget, indem sowohl Zeit als auch Geld gezählt wird. Dank der Anwendung, können wir unsere Budgets besser planen, da wir die über die Zeit, die Angestellte an einer Aufgabe verbringen, im Auge behalten können.”
Mehr und mehr perfekt
Max ist besonders froh über die Bericht-Optionen in TimEnterprise: “Wir konnten mit unseren alten Anwendung keine Berichte generieren, aber mit TimEnterprise ist das möglich. Eine weitere Annehmlichkeit ist die Möglichkeit, die Projekte mit einem Kontrollzeichen zu blockieren, wodurch für diese keine Zeit-Einträge gemacht werden können.” Laut Max, will Katwijk das Programm erweitern: Max: “Was wir wollen, ist ein System, das alle Daten sofort zugänglich macht. Das ist der Grund, warum wir uns dafür entschieden haben, das Plan- und Urlaubs-Modul und das Überstunden-Modul anzuschaffen. Wir haben uns überlegt, eine biometrische Uhr zu benutzten, eine die Fingerabdrücke erkennt, haben uns aber vorerst dagegen entschieden. Da die Finanz-Anwendungen jetzt reibungslos laufen, gibt es jetzt mehr Zeit und wir können TimEnterprise mehr Aufmerksamkeit widmen. Wir arbeiten weiter Schritt für Schritt daran, es mehr und mehr zu perfektionieren."
[Back to top]
