Home > Referenties > In de praktijk > Gemeente Katwijk

Gemeente Katwijk

Wie denkt aan Katwijk denkt al snel aan zon, zee en strand. De gemeente staat bekend om zijn uitstekende recreatieve mogelijkheden en daar zijn de Katwijkers trots op. In 2006 fuseerden de gemeentes Katwijk, Rijnsburg en Valkenburg. Naar verwachting gaat de gemeente de komende jaren flink groeien; van 60.000 inwoners naar 80.000. Midden in de hectiek van een fusie en bijbehorende veranderingen besloot de organisatie gebruik te gaan maken van TimEnterprise. Max Plug is applicatiebeheerder van TimEnterprise en vertelt hoe de software succesvol werd geïmplementeerd: “We gaan steeds een stukje verder”.

Prioriteiten

Enigszins ongebruikelijk is het wel dat Max als financieel adviseur ook applicatiebeheerder is van TimEnterprise. Vooral ook omdat hij totaal geen ervaring had met het opzetten van een dergelijk systeem. Max: “Het was voor mij weer iets totaal anders, maar wel heel leuk. De drie gemeentes Katwijk, Rijnsburg en Valkenburg hadden ieder een andere manier van tijdschrijven. De fusie had als gevolg dat niet alleen functies en werkzaamheden veranderden, maar ook systemen. De organisatie heeft toen prioriteiten moeten stellen, eerst moesten de financiële applicaties op orde zijn. Dit was heel veel werk voor de applicatiebeheerder van de afdeling. Hij kwam niet aan TimEnterprise toe en daarom is deze taak uiteindelijk bij mij terecht gekomen.”

Vijfduizend producten

Max: “We zijn klein begonnen met het opzetten van het systeem en besloten het te testen bij twee afdelingen. Eerst moest TimEnterprise voorzien worden van de personeelsgegevens. Deze gegevens bevonden zich in verschillende bestanden en ik moest uitzoeken hoe ik deze gegevens kon importeren naar TimEnterprise. De helpdesk van Aenova heeft me daar goed bij geholpen. Daarna moest de productstructuur in het systeem worden gezet, dit zijn de taken van de afdelingen en medewerkers. Een hele klus, onze “productenboom” telt maar liefst vijfduizend producten. Elke medewerker heeft een productlijst op maat, waarin alleen zijn of haar taken te zien zijn. Nadat het systeem bij de testafdelingen goed draaide, hebben we het binnen de hele organisatie in gebruik genomen.”

Discipline

Het bijhouden van een systeem voor tijdschrijven en urenverantwoording vergt volgens Max wel wat discipline: “Door de fusie veranderden de werkzaamheden van medewerkers en werden ze overspoeld met nieuwe systemen. Ze waren niet erg enthousiast over de introductie van weer een nieuw systeem. Het is echter heel belangrijk dat medewerkers TimEnterprise regelmatig bijwerken en de taak van leidinggevenden hier toezicht op te houden. We moeten namelijk voor de tussentijdse rapportages kunnen beschikken over actuele gegevens en ook op tijd kosten kunnen doorberekenen. Binnen de gemeente Katwijk gebruiken we het pakket voor drie dingen. Als eerste biedt het ons de mogelijkheid om kosten te kunnen doorberekenen aan de projectontwikkelaars waar de gemeente mee samenwerkt. Voor diverse projecten binnen onze gemeente voeren wij werkzaamheden uit en de kosten kunnen we dankzij TimEnterprise goed onderbouwen. Ook geeft TimEnterprise ons inzicht in de stand van ons budget, zowel qua tijd en geld. En dankzij het pakket kunnen we onze begrotingen steeds beter ramen, omdat we kunnen bijhouden hoeveel tijd iemand aan een taak besteedt.”

Steeds perfecter

Vooral over de rapportagemogelijkheden in TimEnterprise is Max tevreden: “Met ons oude pakket konden we niet zelf rapportages maken, met TimEnterprise kan dat wel. Ook vind ik het erg handig dat ik met het zetten van één vinkje een project kan blokkeren zodat er geen uren meer op geschreven kunnen worden.” Volgens Max wil de gemeente Katwijk het pakket op korte termijn gaan uitbreiden: “We willen eigenlijk zoveel mogelijk toe naar één systeem waarin je direct alle gegevens beschikbaar hebt. Daarom willen we gebruik gaan maken van de rooster- en verlofmodule en de overwerkmodule. We hebben overwogen gebruik te gaan maken van een biometrische klok, één die werkt met vingerafdrukken, maar daar zien we voorlopig nog even vanaf. Omdat de financiële applicaties inmiddels beter draaien is er meer tijd en aandacht voor TimEnterprise. We zijn er nog steeds mee bezig en stap voor stap wordt het steeds perfecter."

[Terug naar boven]