Home > Referenties > In de praktijk > Hoogheemraadschap van Rijnland

Hoogheemraadschap van Rijnland

Water is waar het om draait bij het Hoogheemraadschap van Rijnland. De organisatie is verantwoordelijk voor het waterbeheer van een groot gedeelte van Noord-Holland en Zuid Holland. Het motto is: "Schoon water, droge voeten". Net als stromend water is ook de organisatie volop in beweging. Leo Verdegaal is applicatiebeheerder bij het Hoogheemraadschap van Rijnland en was betrokken bij de implementatie van TimEnterprise in 2005. Dit heeft geleid tot een nieuwe manier van werken en het verdwijnen van dikke stapels papier.

Binnen- en buitendijken

Leo: "Het hoogheemraadschap is zowel verantwoordelijk voor de binnen- als buitendijken (duinen). Onder deze verantwoordelijkheid vallen ook gemalen en zuiveringsinstallaties. Binnen onze organisatie werken veel mensen in het veld. In 2005 zijn we begonnen met het doorvoeren van een aantal veranderingen. Zo wilden we gaan werken met een digitaal tijdregistratiesysteem. TimEnterprise kwam al snel naar voren als een pakket dat goed zou kunnen aansluiten bij onze organisatie."

Papieren tijger

"Voordat we begonnen met het gebruik van TimEnterprise registreerden medewerkers hun uren op papier. Dit was een A3 formulier met daarop producten en de dagen van de week. Deze formulieren werden verwerkt door een medewerker van de salarisadministratie. Dit was voldoende werk voor een fulltime medewerker. Niet alleen moesten de formulieren ingevoerd worden, maar ook gesorteerd en geclusterd per afdeling. Als er formulieren later werden ingeleverd moesten deze in de stapel worden tussengevoegd. Hetzelfde was ook het geval met de onkostendeclaraties en verlofkaarten. Deze werden handmatig en op papier ingevuld en gecontroleerd. Het was een hele omslachtige en arbeidsintensieve manier van werken. Dankzij TimEnterprise gebeurt dat nu allemaal digitaal. Ook krijgen medewerkers een herinnering als ze niet op tijd hun briefjes invullen. Dankzij TimEnterprise zijn we verlost van de papieren tijger."

Enthousiasme

De invoering van een digitaal tijdregistratiesysteem werd niet door iedereen met veel enthousiasme ontvangen. Leo: "Veel van onze medewerkers vinden papier veel makkelijker dan een applicatie. Veel medewerkers in het veld hebben geen computer of een e-mail account. Om een applicatie te kunnen gebruiken moet je er eerst mee leren werken. TimEnterprise kent een heleboel velden en voor veel mensen is dit moeilijk. Ik denk dat we hier in het begin te makkelijk over hebben gedacht, het betekende een heel grote verandering. We hebben dat opgelost door opleidingen over TimEnterprise te verzorgen op de districtskantoren. Deze opleidingen geven we nog regelmatig voor nieuwe medewerkers. Voor medewerkers zonder computer is het overigens altijd mogelijk om ondersteuning te krijgen op de districtskantoren."

Koppelingen

Wat opvallend is aan het gebruik van TimEnterprise binnen het Hoogheemraadschap van Rijnland is de vele koppelingen met andere pakketten. Leo: "De financiële pakketten zoals die van de salarisadministratie hebben we behouden. Het was heel goed mogelijk om deze te koppelen met TimEnterprise. Ook hebben een koppeling met een software pakket voor planning; ook wel Enterprise Project Management genoemd. Hoewel het binnen TimEnterprise goed mogelijk is rapportages te maken, was het een keuze van de organisatie om hiervoor een ander pakket te gebruiken. Ook hiermee heeft TimEnterprise een koppeling. Op dit moment overwegen we of we gebruik willen gaan maken van een klokkoppeling. Maar dit is iets dat gevoelig ligt en wat we intern nog moeten doorspreken met betrokken partijen, de vraag is of we dat echt willen. We doen bij dit soort beslissingen meestal navraag bij andere organisaties, vooral waterschappen en gemeentes. Zo zijn we ook in aanraking gekomen met TimEnterprise. Je merkt dan toch dat we met het gebruik van TimEnterprise vrij ver zijn, veel organisaties hebben minder modules. Zelf zou ik in de toekomst graag gebruik willen maken van een gebruikerspanel, waar ik met andere gebruikers van TimEnterprise van gedachten kan wisselen en ervaringen kan delen."

[Terug naar boven]